Việc Kế toán Cần Làm Khi Mới Thành Lập Công ty — Checklist 2026

Tại sao kế toán quan trọng ngay từ ngày đầu?

Nhiều chủ doanh nghiệp mới chỉ tập trung vào sản phẩm, khách hàng và bán hàng mà quên mất một nghĩa vụ pháp lý quan trọng: kế toán và thuế. Theo Luật Quản lý Thuế và Luật Kế toán Việt Nam, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thuế và bắt đầu ghi chép sổ sách kế toán ngay từ thời điểm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Cụ thể, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận giấy phép, doanh nghiệp phải hoàn tất các thủ tục thuế ban đầu. Nếu chậm trễ, mức phạt hành chính từ 2 triệu đến 5 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, việc không làm kế toán từ đầu còn gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng hơn về sau: mất chứng từ, không giải trình được chi phí, bị truy thu thuế khi thanh tra.

Kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý — nó còn là nền tảng để doanh nghiệp quản lý dòng tiền, ra quyết định kinh doanh đúng đắn, và xây dựng uy tín với ngân hàng, đối tác. Một hệ thống kế toán tốt từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng chục triệu đồng phí phạt và chi phí sửa sai về sau.

Bài viết này cung cấp checklist đầy đủ các việc kế toán cần làm ngay sau khi thành lập công ty, giúp bạn không bỏ sót bất kỳ bước nào quan trọng.

Checklist kế toán sau khi nhận giấy phép

Dưới đây là 8 việc kế toán bắt buộc mà mọi doanh nghiệp mới cần thực hiện, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên thời gian.

1. Đăng ký thuế ban đầu

Khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Mã số thuế (MST) sẽ được cấp tự động cùng lúc — chính là mã số đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, việc có MST không có nghĩa là bạn đã hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải:

• Nộp tờ khai thuế môn bài (mẫu 01/MBAI) và đóng thuế môn bài. Mức thuế môn bài phụ thuộc vốn điều lệ: 3 triệu đồng/năm (vốn trên 10 tỷ), 2 triệu đồng/năm (vốn từ 10 tỷ trở xuống), hoặc 1 triệu đồng/năm cho chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Xác nhận thông tin đăng ký thuế trên hệ thống thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn.
• Lưu ý: Doanh nghiệp thành lập trong 6 tháng cuối năm được miễn thuế môn bài năm đầu tiên.

2. Mua chữ ký số (token) để kê khai thuế điện tử

Từ năm 2020, tất cả doanh nghiệp bắt buộc kê khai thuế qua mạng (thuế điện tử). Để thực hiện điều này, bạn cần mua chữ ký số (token USB) từ các nhà cung cấp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.

Các nhà cung cấp chữ ký số phổ biến:

• Viettel-CA: Giá từ 1,2 triệu - 1,6 triệu đồng/năm. Phổ biến nhất, hỗ trợ tốt.
• VNPT-CA: Giá từ 1,1 triệu - 1,5 triệu đồng/năm. Mạng lưới rộng.
• FPT-CA: Giá từ 1,0 triệu - 1,4 triệu đồng/năm.
• BKAV-CA, CK-CA: Các lựa chọn khác với giá cạnh tranh.

Ngoài kê khai thuế, chữ ký số còn dùng để ký hóa đơn điện tử, nộp bảo hiểm xã hội điện tử, và giao dịch ngân hàng doanh nghiệp. Đây là khoản đầu tư bắt buộc và cần thiết.

3. Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT

Đây là một trong những quyết định quan trọng nhất ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Có hai phương pháp tính thuế Giá trị Gia tăng (GTGT/VAT):

• Phương pháp khấu trừ: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào. Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn đầu vào (mua nguyên vật liệu, hàng hóa). Yêu cầu: phải sử dụng hóa đơn GTGT và ghi chép đầy đủ.
• Phương pháp trực tiếp: Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu x Tỷ lệ % theo ngành nghề. Đơn giản hơn nhưng không được khấu trừ thuế đầu vào. Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn đầu vào.

Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ từ 1 tỷ đồng trở lên thường đăng ký phương pháp khấu trừ. Việc chọn sai phương pháp có thể dẫn đến mất nhiều tiền thuế — hãy tham khảo ý kiến kế toán chuyên nghiệp trước khi quyết định. Xem thêm bài cách chọn công ty kế toán để tìm đối tác tư vấn phù hợp.

4. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử: MISA meInvoice, Viettel S-Invoice, VNPT E-Invoice, FPT eInvoice,... Chi phí từ 500 nghìn đến 2 triệu đồng/năm tùy số lượng hóa đơn.
• Cài đặt phần mềm và tạo mẫu hóa đơn theo quy định.

Lưu ý quan trọng: Không được xuất hóa đơn bán hàng trước khi hoàn tất đăng ký hóa đơn điện tử. Vi phạm có thể bị phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng.

5. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Doanh nghiệp bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng riêng và đăng ký tài khoản này với cơ quan thuế. Tài khoản doanh nghiệp được sử dụng để:

• Nhận thanh toán từ khách hàng (giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc chuyển khoản theo quy định thuế).
• Thanh toán cho nhà cung cấp — chi phí chuyển khoản mới được khấu trừ thuế TNDN.
• Nộp thuế điện tử.
• Trả lương nhân viên (bắt buộc chuyển khoản nếu có từ 1 nhân viên).

Các ngân hàng phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ: Vietcombank, Techcombank, MB Bank, ACB. Nên chọn ngân hàng có phí duy trì thấp và hỗ trợ Internet Banking tốt cho doanh nghiệp.

Quan trọng nhất: Tuyệt đối không sử dụng tài khoản cá nhân cho giao dịch kinh doanh. Đây là sai lầm phổ biến nhất của doanh nghiệp mới và có thể gây hậu quả nghiêm trọng khi bị thanh tra thuế.

6. Chọn phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp ghi chép sổ sách chính xác, tự động tạo báo cáo tài chính và tờ khai thuế. Các lựa chọn phổ biến:

• MISA SME.NET: Phần mềm kế toán phổ biến nhất Việt Nam. Giá từ 3-5 triệu đồng/năm. Tích hợp hóa đơn điện tử, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội. Phù hợp doanh nghiệp từ nhỏ đến vừa.
• Fast Accounting: Giá từ 2-4 triệu đồng/năm. Giao diện đơn giản, phù hợp doanh nghiệp nhỏ.
• Excel/Google Sheets: Miễn phí nhưng đòi hỏi kiến thức kế toán vững. Chỉ phù hợp doanh nghiệp rất nhỏ, ít nghiệp vụ phát sinh. Rủi ro cao về sai sót và mất dữ liệu.
• Phần mềm quốc tế: QuickBooks, Xero — phù hợp doanh nghiệp FDI hoặc có nhu cầu báo cáo quốc tế.

Với doanh nghiệp mới thành lập, nếu thuê dịch vụ kế toán ngoài, đơn vị cung cấp thường đã có sẵn phần mềm — bạn không cần mua thêm.

7. Thiết lập hệ thống chứng từ

Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý cho mọi giao dịch tài chính. Doanh nghiệp cần thiết lập ngay từ đầu:

• Phiếu thu, phiếu chi: Ghi nhận mọi giao dịch tiền mặt vào/ra.
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho: Theo dõi hàng tồn kho (nếu có).
• Hóa đơn mua vào: Lưu trữ có hệ thống theo tháng, theo nhà cung cấp.
• Hóa đơn bán ra: Lưu trữ bản sao hóa đơn điện tử.
• Ứng dụng: Đề xuất và ghi nhận các khoản ứng trước.
• Hợp đồng, thanh lý: Lưu trữ bản gốc các hợp đồng kinh tế.

Quy tắc vàng: Mọi đồng tiền vào hoặc ra đều phải có chứng từ kèm theo. Thiếu chứng từ = không được ghi nhận chi phí hợp lệ = bị truy thu thuế.

8. Đăng ký lao động và bảo hiểm xã hội

Nếu doanh nghiệp có nhân viên (kể cả chỉ 1 người), bạn phải:

• Ký hợp đồng lao động bằng văn bản.
• Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động.
• Đăng ký mã số BHXH cho từng nhân viên tại cơ quan BHXH quận/huyện.
• Hàng tháng đóng BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên. Tổng tỷ lệ đóng: khoảng 32% lương đóng BHXH (doanh nghiệp 21,5%, người lao động 10,5%).

Việc trốn đóng bảo hiểm xã hội là vi phạm nghiêm trọng, có thể bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền trốn đóng và bị truy thu toàn bộ.

Thuê kế toán hay tự làm?

Đây là câu hỏi mà hầu hết chủ doanh nghiệp mới đều đặt ra. Mỗi phương án đều có ưu và nhược điểm:

• Tự làm kế toán: Tiết kiệm chi phí nhưng đòi hỏi kiến thức chuyên môn. Rủi ro cao nếu không hiểu luật thuế. Chỉ phù hợp khi doanh nghiệp chưa hoạt động hoặc có rất ít giao dịch.
• Thuê kế toán part-time: Chi phí 2-5 triệu đồng/tháng. Có người am hiểu xử lý, nhưng khó kiểm soát chất lượng và thời gian.
• Dịch vụ kế toán trọn gói: Chi phí 1-2 triệu đồng/tháng cho doanh nghiệp nhỏ. Được đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ, bao gồm kê khai thuế, làm sổ sách, báo cáo tài chính. Đây là lựa chọn phổ biến nhất cho doanh nghiệp mới.

Theo kinh nghiệm, dịch vụ kế toán trọn gói là lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp mới thành lập vì chi phí thấp mà vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đọc thêm bài so sánh kế toán nội bộ vs dịch vụ kế toán ngoài để hiểu rõ hơn, hoặc xem bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói 2026 để nắm giá thị trường.

Sai lầm cần tránh trong 6 tháng đầu

Những sai lầm kế toán trong giai đoạn đầu có thể theo doanh nghiệp nhiều năm và tốn kém để sửa chữa. Đây là những lỗi phổ biến nhất:

• Không giữ hóa đơn, chứng từ gốc: Mất hóa đơn đầu vào = mất quyền khấu trừ thuế GTGT và chi phí thuế TNDN. Hãy scan và lưu trữ điện tử ngay từ đầu.
• Trộn lẫn tài khoản cá nhân và doanh nghiệp: Mọi giao dịch kinh doanh qua tài khoản cá nhân đều không được ghi nhận hợp lệ. Cơ quan thuế có thể truy thu thuế trên toàn bộ doanh thu chuyển qua tài khoản cá nhân.
• Không kê khai thuế khi chưa có doanh thu: Nhiều doanh nghiệp mới nghĩ "chưa kinh doanh thì không cần kê khai". Sai! Phải nộp tờ khai không phát sinh hàng kỳ. Mỗi kỳ không nộp bị phạt 2-5 triệu đồng.
• Bỏ qua hạn nộp thuế: Chậm nộp thuế bị tính lãi 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp. Tích lũy theo thời gian sẽ thành khoản tiền lớn.
• Không nộp báo cáo tài chính cuối năm: Tất cả doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính năm trước ngày 31/3 năm sau (hoặc 30/3 đối với doanh nghiệp nhỏ). Không nộp sẽ bị phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng.

Timeline nghĩa vụ thuế năm đầu

Để không bỏ sót bất kỳ hạn nào, đây là bảng tóm tắt các nghĩa vụ thuế quan trọng trong năm đầu tiên:

• Hàng tháng (hoặc hàng quý): Nộp tờ khai thuế GTGT. Hạn nộp: ngày 20 tháng sau (kê khai tháng) hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (kê khai quý). Doanh thu dưới 50 tỷ đồng/năm được kê khai theo quý.
• Hàng tháng: Nộp tờ khai khấu trừ thuế TNCN (nếu có nhân viên và có phát sinh khấu trừ). Hạn nộp: ngày 20 tháng sau.
• Hàng quý: Tạm nộp thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN). Từ năm 2014, không cần nộp tờ khai tạm tính mà chỉ cần nộp tiền thuế tạm tính trước ngày 30 của tháng đầu quý sau. Tổng tạm nộp 4 quý không được thấp hơn 80% số thuế TNDN phải nộp cả năm.
• Cuối năm (trước 31/3 năm sau): Nộp báo cáo tài chính năm, tờ khai quyết toán thuế TNDN, tờ khai quyết toán thuế TNCN.
• Lưu ý đặc biệt: Doanh nghiệp mới thành lập phải nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày. Nếu thành lập từ tháng 1 đến tháng 6, nộp cả năm. Nếu thành lập từ tháng 7 đến tháng 12, nộp nửa năm và được miễn cả năm đầu.

Ngoài ra, mỗi khi có thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh (địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện...), doanh nghiệp phải thông báo thay đổi với cơ quan thuế trong vòng 10 ngày làm việc.

Quản lý tốt các mốc thời gian này là chìa khóa để doanh nghiệp mới hoạt động trôi tru và tránh các khoản phạt không đáng có. Hãy đặt lịch nhắc (Google Calendar, điện thoại) cho từng hạn nộp để không bao giờ bỏ sót.